Per a dur a terme el seu treball professional l’arquitecte tècnic ha de complimentar una sèrie de documentació, la qual s’ha d’ajustar a la normativa establerta per a cada actuació. Són obligacions documentals.

La informació que es fa constar en aquesta documentació és el reflex de l’obra en el paper, per tant, s’ha de tenir en compte la importància de què:

► La informació que consta en la documentació ha de ser la corresponent a l’obra: complerta i ben redactada.

►  La documentació ha d’estar signada per les parts implicades: com és el cas del full d’encàrrec de cada treball professional, que ha d’estar signat pel promotor i el tècnic, ja que és un document que té la funció contractual, on s’estableixen les condicions principals: l’objecte i abast del treball professional a desenvolupar, els honoraris i també la informació sobre el tractament de les dades personals del promotor. Pel que fa a l’import dels honoraris pactats, si no consta al full d’encàrrec, haurà de constar en un pressupost o altre document signat pel promotor, ja que és un element essencial del contracte i caldrà que estigui documentat si en un futur hem de reclamar el seu import.

Tanmateix, és recomanable signar un contracte abans d’iniciar la relació contractual de prestació de serveis d’arquitectura tècnica i així evitar futurs malentesos, confusions o errors entre les parts. (Es pot consultar l’article publicat a la web col·legial Signar un contracte ajuda a evitar malentesos).

► Intentar no modificar documents quan estan visats/registrats pel Col·legi: com és el cas del certificat final d’obra, ja que una vegada visat/registrat, la data que consta en el certificat final d’obra, a més d’acreditar que l’obra està acabada, és habitable i construïda d’acord amb el projecte, marca l’inici del còmput dels terminis de responsabilitat, tant els de la LOE, com el contractual.

És sabut que durant l’execució de l’obra s’ha de modificar documentació/informació (és a dir: PEM, projecte,...) per tal d’adaptar l’obra a la realitat, en aquest cas, cal documentar-ho tot i que totes les parts estiguin d’acord. 

► És important també, deixar constància de les visites i ordres diverses a través d’eines digitals com iOBRA (l’app del COAATT iOBRA,www.iobra.net) o escrits perquè puguin servir per ajudar en la defensa del col·legiat/da davant una possible reclamació.